ISO jest nazwą, która coraz częściej przewija się w rozmowach biznesowych i dyskusjach na temat zarządzania. Mówi się o wdrażaniu systemów ISO i procesie certyfikacji, dla wielu pracowników jednak zagadnienie to pozostaje dość niejasne. Co oznacza ISO i jakie korzyści może przynieść firmie? Jak wygląda proces wdrażania i uzyskiwania certyfikatów?
ISO – co to jest?
ISO to nazwa niemal wszechobecna, głównie z dzięki oznaczeniom na niezliczonych ilościach produktów, których producenci z dumą informują o wdrożeniu takiego standardu. Co to jest ISO? Skąd wzięła się ta nazwa i co oznacza skrót ISO?
ISO to międzynarodowa, pozarządowa organizacja normalizacyjna z siedzibą w Genewie. Obecnie skupia ona przedstawicieli urzędów i jednostek normalizacyjnych ze 162 krajów. Nazwa ISO (Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna, International Organization for Standarisation) nie jest wbrew pozorom akronimem pełnej nazwy w języku angielskim, a nawiązaniem do greckiego słowa „isos”. Słowo to znaczy „równy” i ma stanowić odwołanie do podstawowego celu organizacji, którym jest ujednolicanie czy też wyrównywanie różnic, poprzez wprowadzanie na całym świecie jednolitych norm.
Działalność organizacji ma ogromne znaczenie dla międzynarodowej wymiany handlowej, głównie dzięki temu, że wprowadzane przez organizację normy, wdrażane następnie przez poszczególne państwa:
- zwiększają kompatybilność produktów pochodzących z różnych krajów (to dzięki ISO, arkusz A4 wszędzie na świecie jest kartką papieru o dokładnie takich samych wymiarach);
- prowadzą do uaktualniania i modernizacji technologii produkcji;
- wprowadzają rozwiązania w zakresie ochrony zdrowia i życia pracowników oraz minimalizacji negatywnego wpływu działalności produkcyjnej na środowisko naturalne;
- wprowadzają ujednolicone nazewnictwo w odniesieniu do symboli, nazw czy pojęć, co ułatwia międzynarodową komunikację biznesową.
Normy ISO są więc podstawowym narzędziem działania organizacji.
Wdrożenie ISO w przedsiębiorstwie – na czym polega i jakie daje korzyści?
Mówiąc o wdrażaniu ISO w poszczególnych przedsiębiorstwach czy innego rodzaju jednostkach organizacyjnych, mamy na myśli dostosowanie ich struktury organizacyjnej, procesu technologicznego czy organizacji pracy do norm przyjętych przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną.
Normy te zawierają informacje, wskazówki praktyczne czy opis dobrych praktyk w odniesieniu do różnych aspektów prowadzenia działalności. Mają one charakter uniwersalny, co oznacza, że sprawdzą się we wszystkich rodzajach firm i jednostek organizacyjnych, bez względu na ich wielkość, branżę czy typ własności. Normy ISO opracowywane są w seriach, nazywanych tez rodzinami, oznaczonymi numerami, z których do najczęściej wdrażanych należą:
- Seria ISO 9000 dotyczy systemu zarządzania jakością;
- Seria ISO 14000 – zarządzania środowiskiem;
- Seria ISO 18000 – systemami BHP;
- Seria ISO 27000 – systemami zarządzania bezpieczeństwem informacyjnym;
- Seria IOSO 28000 – zarządzanie bezpieczeństwem dostaw.
Dzięki wdrożeniu wybranych norm ISO, przedsiębiorstwo ma szansę na zwiększenie własnej efektywności i wydajności. Normy pozwalają również na prowadzenie działalności produkcyjnej w sposób bardziej zrównoważony, w odniesieniu do zasobów, również środowiskowych oraz poprawę bezpieczeństwa pracowników. Dzięki temu przedsiębiorcy posiadający stosowne certyfikaty poświadczające wprowadzenie procedur ISO, uznawani są za wiarygodnych partnerów biznesowych na rynku międzynarodowym.
Certyfikat ISO – co to jest?
Certyfikat ISO jest potwierdzeniem spełnienia przez daną jednostkę organizacyjną warunków niezbędnych dla pomyślnego ukończenia wdrażania określonej grupy norm. Wdrożenie ISO obejmuje dostosowanie działania firmy do procedur, wskazań i dobrych praktyk zawartych w normach, w odniesieniu do konkretnych obszarów jej funkcjonowania. Wszelkie wprowadzone zmiany i modernizacje muszą zostać w odpowiedni sposób opisane i udokumentowane. Następnie, w procesie certyfikacji, przedsiębiorstwo zobowiązane jest do pomyślnego przejścia audytu, przeprowadzanego jest autoryzowane przez ISO jednostki certyfikacyjne.
Jeśli audyt wypadnie pomyślnie i nie zostaną stwierdzone żadne uchybienia lub też wszelkie braki zostaną usunięte w czasie wyznaczonym przez jednostkę certyfikacyjną, wydany zostaje certyfikat, potwierdzający zgodność przedsiębiorstwa z określonymi normami ISO.